Communicatie 5.0 in 2019
Van alle organisaties werkt tegenwoordig bijna 50% samen in virtuele teams, geregeld verspreid over de wereld. Veel van deze organisaties gebruiken team collaboration tools gecombineerd met hun huidige digitale werkplek.
Lees hier 5 voordelen van team collaboration tools waarmee jouw organisatie direct aan de slag kan!
1 | No need to switch
Het combineren van verschillende digitale samenwerkingstools brengt je veel voordeel. Met de vele integratiemogelijkheden die nu voorhanden zijn kun je jouw ideale werkplek in een handomdraai creëren. Op deze manier kun je bijvoorbeeld makkelijk documenten delen of online bespreken. Je kunt virtuele vergaderingen organiseren en tijdens het bespreken en delen van het vergaderstuk kun je live notities maken en afspraken vastleggen of to do-lijsten delen met je teamgenoten. En als je er een keer niet bij kan zijn dan bekijk je eenvoudig naderhand de opname. Doordat je dat allemaal vanuit 1 tool – ofwel 1 digitale werkomgeving – doet kunnen teams heel efficiënt samenwerken. No need to switch!
2 | Communiceer eenvoudig met alle contactpersonen
Online tools voor samenwerken beschikken over uitgebreide communicatiemogelijkheden en zo neem je makkelijk contact met elkaar op. Je kunt bijvoorbeeld een groep-chat starten of gemaakte afspraken eenvoudig nazoeken. Wil je liever face-to-face spreken dan start je met één druk op de knop een videomeeting. Met de online presence functionaliteit weet je meteen hoe je jouw contactpersoon op dat moment het beste kunt bereiken. Super gebruiksvriendelijk is dat de tools zowel op je desktop, tablet als smartphone te gebruiken zijn. Any time anywhere.
3 | Rust in je inbox
Stop de mailtjes. De inmiddels achterhaalde manier van je werk en contacten organiseren. Het brengt veel interruptie, laat staan ruis en miscommunicatie. En inmiddels zitten we in een nieuw tijdperk waar interactief en persoonlijk contact steeds belangrijker geworden is. We willen beeldbellen. Visuele content en ook visueel contact is in dit digitale tijdperk niet meer weg te denken. Met live online communicatie krijg je direct een antwoord op je vraag en je bent in staat om emotie en body language aan je gesprek toe te voegen. Jij, je teamgenoten en je klanten willen een persoonlijke boodschap ontvangen, persoonlijk met elkaar kunnen spreken – ongeacht waar je op dat moment ook bent.
4 | Veiligheid boven alles
Je wilt altijd en overal toegang hebben tot je gegevens, informatie kunnen delen en makkelijk kunnen communiceren. Met dit alles vliegt je data de digitale snelweg op. Echter je ziet niet altijd meteen het gevaar dat op de loer ligt. Wanneer je verschillende tools gebruikt raak je ook het overzicht kwijt, waar staat nu wat? Het kiezen van 1 oplossing waar je (bijna) al je werkzaamheden kunt combineren is verstandig. Je hoeft maar 1 oplossing goed te beveiligen. En te beheren natuurlijk! Veiligheid gaat boven alles.
5 | Doelen eerste prioriteit
Echter, heeft het zin om een nieuwe tool te omarmen als je niet eerst je doelen definieert? Wat wil je bereiken? Wat zijn je ambities? Wat wil ik doen met mijn team? Hoe willen mijn klanten met mij communiceren? En hoe zorg ik ervoor dat mijn team goed samenwerkt met onze klanten? Terechte vragen! Dat wil je eerst helder hebben – bepalen wat je doelen zijn is de eerste stap.
Want: lost een tool alles op? Nee, zeker niet. Wel een bijzonder groot deel. Jouw wensen & eisen zijn perfect met de moderne technologieën te ondersteunen.
Echter kijken naar hoe je nu werkt (nog wel) in verhouding staat tot het kunnen bereiken van je doelen, is de eerste èn belangrijkste stap. En kies een bewezen gebruikersvriendelijke oplossing. Wanneer je een nieuwe tool aanschaft wil je het ook gaan gebruiken en niet ergens op de plank laten liggen … onder een dikke laag stof! Omdat je voor een tool gekozen hebt die misschien wel iets zou kunnen oplossen – maar niet gebruikt wordt.
Conclusie: je team en/of klanten neem je altijd mee in je adoptie aanpak. Wat wil mijn team, wat wil mijn klant? En dan ga je kijken welke toepassingen er zijn. Je leest het al, genoeg om over na te denken. Communiceren 5.0 in 2019 doe je met online meeting solutions. Dat staat vast. Uitgangspunt: zet altijd bewezen gebruikersvriendelijke oplossingen in. Zodat jij elke dag weer makkelijk kunt communiceren en samenwerken.
Wil je meer weten of een keer sparren over dit onderwerp?