Vergaderen #2024

Op dit moment vergaderen wij in Nederland gemiddeld 1.800 minuten per maand – offline en online (!). De manier waarop we vergaderen is aan verandering onderhevig. Er ontstaan steeds nieuwe hypes waarvan enkele zich tot populaire trends ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan staand vergaderen, flex vergaderen, #outofoffice vergaderen, filevrij vergaderen, milieu bewust vergaderen, Business + Pleasure = Bleisure meeting. Je kunt het zo gek niet bedenken.

Maar één ding staat vast: we willen blijkbaar anders vergaderen. We willen het plezieriger, korter, oplossingsgericht en aantrekkelijker. Uiteraard geldt: anytime, anywhere at any device.

Trend

| Next-generation meetings

Meer dan 1/3 van de Nederlandse bedrijven met meer dan 50 medewerkers stelt een laptop en/of tablet en mobiele telefoon ter beschikking. We hebben prive gemiddeld 5 beeldschermen in huis die met internet verbonden zijn.

Vergaderen op afstand wordt met de nieuwe digitale oplossingen steeds eenvoudiger en leuker! Er zijn super gebruiksvriendelijke tools, en de kwaliteit van online meetings is inmiddels ongekend. De grens tussen fysiek en digitaal contact vervaagd.

Naast de behoefte om online je informatie te kunnen vinden en delen, wil je ook live online contact hebben. Het liefst face-2-face. Een telefonische vergadering met één druk op de knop omzetten naar een video vergadering is de nieuwe trend. Daarmee heeft het traditionele vergaderen op afstand met conference calls, dringend een upgrade nodig!

De moderne workforce van nu is steeds meer verspreid, virtueel en wereldwijd. Of het nu gaat om team meetings of samenwerken met lokale en medewerkers op afstand, met partners en opdrachtgevers, het geven van trainingssessies of het versnellen en interactief maken van het wervingsproces – video conferencing en het online delen van content zijn game-changers geworden.

We willen sneller zaken doen, medewerkers beter betrekken, hogere klanttevredenheid en vertrouwen creëren.

| Digitaal vergaderen

In ons digitale tijdperk willen we niet meer vanaf papier vergaderen of op een vaste locatie vergaderen. Je smartphone of laptop is je mobiele kantoor – altijd je digitale agenda bij de hand. Digitaal vergaderen is zoveel makkelijker en kun je op verschillende manieren eenvoudig interactief maken. Plaats, tijd en locatie onafhankelijk. Het levert veel tijdwinst, betrokkenheid en duidelijkheid op.

Geen vergeten of verloren documenten en notulen – in het kader van ga veilig met je informatie om – een absolute must. Het beheren van je documentenstroom is beter beheersbaar en je hebt altijd toegang tot vergaderstukken – zowel offline als online.

Vergaderingen plan je snel en makkelijk via je Google Calendar of Outlook Exchange en met een klik zet je de vergadering om naar een live online video meeting. Wij stemmen voor!

| De moderne meetingpoints

Bestaande boardrooms, studio’s, vergaderruimten en restaurants worden steeds vaker omgetoverd naar de ‘next-gen- Meeting Room’. Oftewel, bestaande ruimten worden helemaal opnieuw ingericht of gemoderniseerd naar een volledig turn-key audiovisueel systeem – dat voldoet aan alle wensen en eisen van de moderne meetingpoint.

Deze meetingpoints worden voorzien van een Room Booking module die met Google Calendar of Outlook Exchange integreert, en je de ruimten makkelijk kunt reserveren. Wanneer je de ruimte niet gebruikt voor een vergadering, training, sollicitatie of webinar kun je de schermen inzetten om eigen aantrekkelijke content via Digital Signage te tonen.

De uitgangspunten voor de nex-gen meeting Room zijn: kwaliteit, uniformiteit, super gebruiksvriendelijkheid en het moet mogelijk zijn bestaande video conference oplossingen te combineren.

Heb je geen online video vergadering maar wil je tijdens de vergadering wel content delen, dan maak je gebruik van draadloos presenteren. Via ultrasonic sound proximity detection wordt je laptop gedetecteerd en maakt deze automatisch verbinding met de next-gen Meeting Room. Geen kabels en andere onpraktische oplossingen meer nodig.

| Single platform

Uit een recente Frost & Sullivan onderzoek blijkt dat 54% van de bedrijven nu al videoconferenties in de cloud implementeert, ten opzichte van 43% 3 jaar geleden. En dat is fors.

De technologische ontwikkelingen, verbeterde investeringsverhoudingen, in combinatie met de super gebruiksvriendelijke next-generation devices dragen bij aan de hoge mate van adoptie van nieuwe Cloud software en services.

Hieruit volgt een toenemende vraag naar een single platform dat multimedia video en online meetings ondersteunt: webinars voor sales, marketing en training, chatten en file sharing. Daarnaast is er een enorme behoefte aan eenvoudige integratie met – collaboration – platformen van derden. Dat heeft alles te maken met het voorkomen van wildgroei in het applicatielandschap.

| Video conferencing As a Service

Heb je een wisselende vergader of online communicatie behoefte, dan is Video conferencing As a Service een goed alternatief wanneer jouw bedrijf niet beschikt over de infrastructuur, expertise, het budget of de wens om zelf zakelijke video meetings of online communicatie te faciliteren.

Ook kun je aanvullende services zoals online support, ondersteuning bij het organiseren van webinars en aanwezigheid bij events afnemen.

Op deze manier is vergaderen voor jouw organisatie flexibel en heb je een up-to-date en feilloos werkende oplossingen tot je beschikking wanneer je dat wilt.

Conclusie

Vergaderen in #2024 zal een nieuw gezicht hebben. De traditionele fysieke vergaderingen blijven zeer zeker ook bestaan. Het is af en toe toch belangrijk om elkaar in het echt te ontmoeten. Sommige gesprekken zijn diepgaand en dan mag non-verbale communicatie niet ontbreken. Per vergadering bepaal je of je in real life of liever digitaal gaat afspreken. Klantbeleving is vandaag de dag belangrijker dan ooit. Mensen willen aandacht en persoonlijk contact.

Wilt u weten wat INTER4Collaboration voor uw organisatie kan betekenen?